Informativa sulla Privacy

1. Titolare del Trattamento

Il titolare del trattamento dei tuoi dati personali è: Sylvain Querné (per conto di JobMentis) Via Veneto 11, 20068, Peschiera Borromeo (MI), Italia P. IVA: 14107420961 Contatto: support@jobmentis.com

2. Perché Raccogliamo i Dati

La filosofia di JobMentis si fonda su trasparenza e minimizzazione dei dati. Raccogliamo esclusivamente le informazioni strettamente necessarie per fornirti servizi personalizzati di career coaching basati sull'Intelligenza Artificiale, ottimizzazione del curriculum e strumenti di tracciamento delle candidature. Crediamo che tu debba sempre sapere esattamente quali informazioni conserviamo e come vengono utilizzate per supportare la tua crescita professionale.

3. Riepilogo dei Dati Raccolti

Per garantire chiarezza e leggibilità, ecco un riepilogo dei dati che raccogliamo, le finalità della raccolta e la base giuridica del trattamento:

• Account e Identità: Nome, indirizzo email, immagine del profilo, per creare e gestire il tuo account, garantire un accesso sicuro e comunicare aggiornamenti. Base giuridica: Esecuzione del contratto.
• Profilo professionale e ciò che scrivi: curriculum (CV), ruoli target, esperienza lavorativa, competenze e i testi che scrivi o detti nei nostri strumenti (storie, risposte, note, simulazioni di colloquio), per analizzare le tue candidature e preparare i tuoi documenti e il tuo coaching. Base giuridica: Esecuzione del contratto. La sezione 4 spiega quali dati personali possono contenere questi testi.
• Dati Applicativi (Lavoro): Posizioni salvate, colloqui programmati, attività nell'app, per fornire una dashboard completa di tracciamento e strumenti di coaching. Base giuridica: Legittimo interesse.
• Dati Tecnici e di Utilizzo: Indirizzo IP, tipo di browser, informazioni sul dispositivo, pattern di navigazione, per garantire la sicurezza del sito, analizzare l'utilizzo tramite analytics e migliorare la piattaforma. Base giuridica: Consenso e Legittimo interesse.
• Dati di Pagamento: Dettagli di fatturazione, stato dell'abbonamento, per gestire le funzionalità premium. Non conserviamo i dati completi della carta di credito. Base giuridica: Esecuzione del contratto.
• Importazioni del tuo sistema di ricerca di lavoro: quando importi ciò che hai costruito altrove (un export da ChatGPT o Claude, un documento, o una cartella di lavoro che il tuo coach prepara per te), conserviamo solo gli elementi che spunti, negli stessi posti in cui finirebbero se li avessi scritti tu, e mai la tua retribuzione attuale. Il testo incollato e i file non vengono conservati, e un'importazione preparata dal tuo coach attende il tuo controllo. Per ogni importazione registriamo anche statistiche che non contengono nessuno dei tuoi contenuti (quanti elementi di ogni tipo, quali campi erano compilati, i codici di avviso), collegate a te solo da un codice a senso unico perché vengano eliminate con il tuo account, e conservate 12 mesi. Base giuridica: Contratto per l'importazione, Legittimo interesse per le statistiche. Se spunti l'opzione di condivisione, conserviamo anche le tue regole di ricerca, preferenze e note, dopo aver rimosso ogni nome, datore di lavoro passato, e-mail e link, per 12 mesi, per capire come le persone gestiscono la ricerca. Base giuridica: il tuo consenso, che puoi ritirare in Account > Ricerca di lavoro.
• Documenti sul tuo lavoro (Prove): una valutazione delle prestazioni, un feedback a 360°, un report di progetto, un riconoscimento o la testimonianza di un cliente che scegli di incollare o caricare, per proporti di conservare nella tua storia professionale ciò che dice del tuo lavoro. Un file caricato viene eliminato appena è stato letto. Finché non hai esaminato ciò che abbiamo trovato, conserviamo una copia del suo testo senza indirizzi email, link, numeri di telefono e righe con dati personali: viene eliminata appena finisci di esaminarlo, e comunque entro 7 giorni. Dopo conserviamo solo gli elementi che hai scelto di tenere, e quelli che non hai esaminato vengono eliminati dopo 30 giorni. Retribuzione, assenze, salute, piani di miglioramento e prestazioni di altre persone non ne vengono mai estratti, e nessun elemento nomina un'altra persona. Base giuridica: il tuo consenso, richiesto la prima volta che usi la funzione e registrato con la sua versione.
• Dati di consenso: registrazione delle tue scelte di consenso (privacy, termini, marketing, la dichiarazione sui dati personali della sezione 4 e quella sulle Prove) con data e ora e versione accettata. Base giuridica: Obbligo di legge.

4. I dati personali che non ti chiediamo mai

Alcuni dati personali godono di una protezione speciale ai sensi dell'articolo 9 del GDPR: salute, disabilità, religione o convinzioni, opinioni politiche, appartenenza sindacale, origine razziale o etnica, orientamento sessuale e vita sessuale. Altre informazioni, come età, gravidanza, situazione familiare, cittadinanza o una fotografia, non sono in quell'elenco ma possono portare a discriminazioni nelle assunzioni. JobMentis non chiede mai nessuna di queste informazioni e non offre alcun campo per inserirle. Possono però arrivarci dentro ciò che scrivi: un CV che riporta un incarico sindacale o una parrocchia, una storia che spiega una pausa di carriera, una risposta che parla della tua salute.

• Cosa ne facciamo: le trattiamo solo come parte del documento, della risposta o del coaching che hai richiesto, e le conserviamo insieme a esso. Al momento dell'iscrizione, e una volta per gli account esistenti, ti chiediamo di confermare che hai capito come funziona. Base giuridica: il tuo consenso esplicito (art. 9, par. 2, lett. a) del GDPR), registrato con la versione della dichiarazione che hai visto.
• Cosa non facciamo mai: nessuna funzionalità deduce, etichetta, conserva o valuta una caratteristica protetta, e le nostre istruzioni vietano all'IA di commentarla, a meno che tu non lo chieda. Lo verifichiamo con dei test: CV che differiscono solo per un dato di questo tipo devono ricevere lo stesso punteggio e gli stessi consigli.
• Un controllo prima dell'invio: l'editor del CV può segnalarti le informazioni che un'azienda non può chiederti, così decidi se tenerle. Il controllo avviene nel tuo browser, e nulla di ciò che trova viene salvato o inviato.
• Escluse da ciò che i nostri strumenti condividono: le righe con data di nascita, età, stato civile, figli e cittadinanza vengono tolte dal riepilogo del profilo che le nostre funzionalità di IA condividono tra loro. La foto che aggiungi al CV nel nostro editor non viene mai inviata a un modello di IA; una foto stampata in un file di CV che carichi viene letta insieme al resto del file.
• Per quanto tempo, e come rimuoverle: vengono conservate finché esiste il documento che le contiene. Elimina il CV, la storia o la risposta, oppure l'intero account, e vengono eliminate con esso. È anche così che revochi questo consenso; puoi anche scriverci.

Come usiamo l'IA spiega, funzionalità per funzionalità, cosa vede la nostra IA e cosa non vede mai.

5. Responsabili del trattamento e dove hanno sede

Per far funzionare il servizio, JobMentis si avvale dei seguenti fornitori, designati come responsabili del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR. Il Paese tra parentesi è quello in cui ciascun fornitore ha sede; la sezione 8 tratta i trasferimenti fuori dall'Unione europea.

• Vercel Inc. (Stati Uniti), hosting e infrastruttura.
• Supabase, Inc. (Stati Uniti, database ospitati nell'UE), database PostgreSQL gestito.
• Google LLC (Stati Uniti), accesso (Firebase Authentication), database documentale (Firestore), archiviazione dei file ed elaborazione del testo con IA tramite i modelli Gemini su Vertex AI nell'Unione europea. In base ai termini di Google Cloud, le tue richieste e le risposte del modello non vengono usate per addestrare i modelli di Google.
• Anthropic PBC (Stati Uniti), modelli Claude, usati solo quando i modelli Gemini non sono disponibili. In base ai termini commerciali di Anthropic, input e output dell'API non vengono usati per addestrare i suoi modelli.
• OpenAI OpCo, LLC (Stati Uniti), ulteriore fornitore di IA a cui la piattaforma può ricorrere quando è configurato. Per impostazione predefinita, i dati dell'API non vengono usati per addestrare i suoi modelli.
• ElevenLabs, Inc. (Stati Uniti), funzionalità vocali: il colloquio First CV, le simulazioni di colloquio, le prove di incontri di networking e la dettatura delle storie STAR. Gestisce il riconoscimento vocale, la voce dell'IA e la conversazione, e conserva la trascrizione di ogni sessione.
• Stripe, Inc. (Stati Uniti), elaborazione sicura dei pagamenti e gestione degli abbonamenti.
• Sendinblue SAS (Brevo) (Francia), invio di email transazionali e di marketing, gestione delle liste di contatti.
• Resend, Inc. (Stati Uniti), invio di email transazionali.
• PostHog, Inc. (Stati Uniti, dati ospitati nell'UE), analisi del prodotto e registrazione delle sessioni degli utenti che hanno effettuato l'accesso. I campi dei moduli sono mascherati, e il nostro controllo privacy sui CV è escluso dalla registrazione.
• Inngest, Inc. (Stati Uniti), orchestrazione dei processi in background (notifiche, manutenzione programmata, code di elaborazione IA).
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Irlanda), misurazione delle campagne pubblicitarie e creazione di pubblici tramite il Meta Pixel e la Conversions API. Caricati solo dopo l'accettazione dei cookie; gli identificativi personali (email, nome) vengono sottoposti ad hash SHA-256 prima della trasmissione. Attivabile per ciascun tenant.
• Gli strumenti del tuo coach: se lavori con un coach, i suoi strumenti per riunioni, agenda e sondaggi (come Calendly, Grain, Granola, Fireflies, Fathom o Tally) trattano i tuoi dati secondo le sue istruzioni, non le nostre. È il tuo coach a scegliere quali usare.

6. Dati Utente di Google e Utilizzo Limitato

JobMentis ti consente di accedere con Google e permette ai coach di collegare il proprio Google Calendar. Quando utilizzi queste funzionalità, accediamo a un insieme limitato di dati provenienti dalle API di Google ("dati utente di Google"):

• Accedi con Google (OAuth di Google tramite Firebase Authentication): nome, indirizzo email e immagine del profilo, utilizzati esclusivamente per creare, proteggere e autenticare il tuo account.
• Google Calendar (sola lettura, ambito calendar.readonly): quando un coach collega il proprio Google Calendar, leggiamo gli eventi del suo calendario principale su una finestra mobile di 7 giorni (oggi più i sei giorni successivi). Per ogni evento leggiamo il titolo, gli orari di inizio e fine, l'elenco dei partecipanti (indirizzi email e numero di partecipanti) e il link all'evento su Google Calendar. Gli indirizzi email dei partecipanti vengono confrontati con l'elenco dei clienti attivi di quel coach al solo scopo di indicare a quale cliente corrisponde ciascuna sessione in programma. L'agenda è visibile esclusivamente al coach il cui account è collegato. Non scriviamo, modifichiamo o eliminiamo mai le voci del calendario.
• Conservazione dei dati di Google Calendar: gli eventi del calendario vengono recuperati da Google a ogni caricamento della dashboard del coach e non vengono mai memorizzati nei nostri database, log o backup. L'unico dato di Google Calendar che conserviamo è il token di aggiornamento OAuth, cifrato a riposo, che il coach può revocare in qualsiasi momento disconnettendo l'integrazione su JobMentis oppure rimuovendo l'accesso dalle autorizzazioni del proprio Account Google.
• Come li utilizziamo: i dati utente di Google sono usati solo per fornire e migliorare queste funzionalità rivolte all'utente. Non li utilizziamo per finalità pubblicitarie, non li vendiamo, non li cediamo a data broker o rivenditori di informazioni e non li usiamo per valutare l'affidabilità creditizia. Nessun dato utente di Google viene mai utilizzato per addestrare modelli di AI. I dati di Google Calendar non vengono mai inviati ai nostri fornitori di AI: sono letti da Google, mostrati al coach e poi scartati.
• Accesso umano: nessun dipendente o collaboratore di JobMentis legge i tuoi dati utente di Google. L'accesso è limitato ai processi automatizzati che fanno funzionare la funzionalità che hai attivato, salvo tua richiesta esplicita (ad esempio per risolvere un problema che ci hai segnalato), quando è necessario per motivi di sicurezza come l'analisi di abusi, oppure quando siamo tenuti a rispettare un obbligo di legge.
• Con chi li condividiamo: non condividiamo, trasferiamo o divulghiamo i tuoi dati utente di Google a terze parti, salvo: (a) verso i sub-responsabili che ospitano la nostra infrastruttura (Google Cloud / Firebase), esclusivamente per far funzionare la funzionalità richiesta; (b) quando ci autorizzi o presti il consenso in modo esplicito; (c) ove richiesto per adempiere a un obbligo di legge o a una richiesta legittima delle autorità; oppure (d) nell'ambito di una fusione, acquisizione o cessione di asset, nel qual caso questa Privacy Policy continua ad applicarsi.

L'uso e il trasferimento da parte di JobMentis, verso qualsiasi altra applicazione, delle informazioni ricevute dalle API di Google saranno conformi alla Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Utilizzo Limitato (Limited Use).

7. Tracciamento Pubblicitario e Conversioni

Sui tenant che lo hanno abilitato, JobMentis carica il Meta Pixel (Facebook Pixel) e invia eventi server-to-server tramite la Conversions API di Meta per misurare le campagne pubblicitarie e costruire audience di retargeting.

• Cosa viene inviato: eventi di visualizzazione di pagina (quali pagine visiti) ed eventi di conversione per registrazione (CompleteRegistration), acquisto (Purchase) e compilazione di form (Lead). Gli eventi di conversione includono email, nome e IP/user-agent esclusivamente in forma cifrata SHA-256, mai in chiaro.
• Quando si attiva: solo dopo l'accettazione del banner cookie. Se rifiuti, né il pixel né la Conversions API vengono attivati.
• Conservazione: Meta conserva i dati pubblicitari fino a 180 giorni secondo le proprie policy. La trasmissione cessa immediatamente se il tenant disabilita il tracciamento Meta dalle impostazioni admin.
• Opt-out: puoi revocare il consenso ai cookie in qualsiasi momento tramite il banner; puoi inoltre gestire i controlli aggiuntivi nelle Impostazioni Pubblicitarie di Meta o richiedere a Meta la cancellazione dei dati tramite il loro portale privacy.

8. Trasferimenti Internazionali

Alcuni dei nostri fornitori hanno sede negli Stati Uniti o in altre regioni extra-UE. I trasferimenti di dati verso tali Paesi avvengono nel rispetto del EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) o tramite Clausole Contrattuali Tipo (SCC) approvate dalla Commissione Europea, per garantire un livello di protezione adeguato ai tuoi dati personali. L'elaborazione del testo con IA avviene sull'infrastruttura di Google nell'Unione europea; i fornitori di riserva e il fornitore vocale hanno sede negli Stati Uniti.

9. Processo Decisionale Automatizzato e AI

La nostra piattaforma usa l'intelligenza artificiale per analizzare i CV, redigere documenti e allenarti ai colloqui. Sono strumenti di supporto alle tue decisioni. Qui nulla decide al posto tuo: nessuna azienda riceve da noi un punteggio, e ogni documento resta modificabile da te prima che parta. Non effettuiamo processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici o che ti incidano in modo significativo (art. 22 del GDPR). La nostra IA ha l'istruzione di non dedurre né considerare mai la tua salute, una disabilità, la religione, le opinioni politiche, l'appartenenza sindacale, l'origine etnica, l'orientamento sessuale, l'età, una gravidanza, la situazione familiare o la cittadinanza. Gli assistenti vocali e in chat dicono di essere un'IA all'inizio di ogni conversazione, e i file PDF e Word creati con l'IA contengono un'etichetta invisibile "AI-assisted" nei metadati.

Come usiamo l'IA elenca i modelli che usiamo, dove vengono eseguiti e cosa invia loro ogni funzionalità.

10. Sicurezza dei Dati

Implementiamo rigorose misure tecniche e organizzative per proteggere i tuoi dati, tra cui: crittografia SSL/TLS per tutti i dati in transito, politiche di Row-Level Security (RLS) su PostgreSQL per garantire l'isolamento dei dati tra tenant, e audit di sicurezza periodici della nostra infrastruttura. Tutti gli eventi di consenso vengono registrati con la versione specifica della policy accettata, garantendo una traccia di audit completa.

11. La Directory dei Coach

JobMentis pubblica una directory pubblica di career coach su jobmentis.com/coaches/directory. La maggior parte delle schede nasce come una scheda professionale compilata da noi, non come un account aperto da qualcuno, quindi questa sezione spiega come funziona. Riguarda i coach presenti nella directory, non descrive il trattamento dei dati di chi usa la piattaforma per cercare lavoro.

12. I Tuoi Diritti

Ai sensi del GDPR, hai il diritto di:

• Accesso: Accedere ai tuoi dati e riceverne una copia.
• Rettifica: Correggere dati inesatti o incompleti.
• Cancellazione: Cancellare i tuoi dati ("diritto all'oblio"). Disponiamo di un servizio di cancellazione automatizzato e basato su manifest che rimuove i tuoi dati da tutti i sistemi, database, storage file e servizi esterni, su richiesta.
• Limitazione o Opposizione: Limitare od opporti al trattamento dei tuoi dati.
• Portabilità: Ricevere i tuoi dati in un formato strutturato e di uso comune.
• Revoca del consenso: revocare il consenso in qualsiasi momento dalle impostazioni del tuo account oppure, per i dati personali della sezione 4, eliminando i contenuti che li contengono.

Per esercitare i tuoi diritti o per qualsiasi domanda sulla tua privacy, contattaci all'indirizzo support@jobmentis.com. Hai inoltre il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).