So schreibst du eine Fallstudie für deine Beratung, auch wenn du den Kunden nicht nennen darfst

Was ist eine Fallstudie in der Beratung?

Sie ist der Beleg hinter einem Angebot: ein Mandat, erzählt in vier kurzen Teilen, so geschrieben, dass ein Auftraggeber die eigene Situation darin wiedererkennt. Sie ist keine Projektliste und kein Eintrag im Lebenslauf. Eine gute Fallstudie beantwortet die eigentliche Frage des Auftraggebers: Hast du das schon gelöst, für jemanden wie uns, und was hat sich verändert?

• Ein Mandat pro Fallstudie.
• Für Auftraggeber geschrieben, nicht für Recruiting.
• Mit dem Angebot verknüpft, das sie belegt.

Was gehört in die vier Teile einer Fallstudie?

Halte jeden Teil bei zwei oder drei Sätzen. Das Ergebnis trägt das meiste Gewicht, deshalb bekommt es die Zahl.

• Kontext: wer der Kunde war und was gerade passierte (Größe, Phase, der Auslöser).
• Problem: was auf dem Spiel stand, in den Worten des Kunden, wenn du sie hast.
• Was du getan hast: deine Entscheidungen und Schritte, in der Ich-Form. Nicht die des Teams, nicht der Name der Methode.
• Ergebnis: was sich verändert hat, mit einer Zahl und dem Zeitraum, den es gedauert hat.

Wie anonymisierst du einen Kunden, ohne an Glaubwürdigkeit zu verlieren?

Ersetze den Namen durch vier Fakten: Größe, Branche, Region und Phase, etwa "ein familiengeführter Teilehersteller in Baden-Württemberg, 300 Beschäftigte". Ein Auftraggeber beurteilt die Relevanz an diesen Fakten, nicht am Logo. Prüf vor jeder Nennung, was dein Vertrag erlaubt, und frag nach: Viele Kunden stimmen einer Fallstudie mit Namen zu, wenn das Ergebnis gut ist.

• Kombiniere nie Details, die den Kunden trotzdem erkennbar machen (ein einzigartiges Produkt, ein öffentliches Ereignis, eine namentlich genannte Führungskraft).
• Verwende überall, wo die Fallstudie erscheint, dieselbe Beschreibung.
• Ein genannter Kunde ist ein Bonus; eine genaue Beschreibung reicht.

Welche Zahlen machen eine Fallstudie glaubwürdig?

Eine Vorher-nachher-Zahl über einen genannten Zeitraum: "Der Monatsabschluss sank in vier Monaten von 18 auf 5 Tage". Sag, was dein Anteil war, wenn du im Team gearbeitet hast. Eine Zahl, die du auf Nachfrage nicht belegen kannst, schadet mehr als gar keine, denn ein Auftraggeber prüft eine Zahl und beurteilt den Rest danach.

• Vorher, nachher und der Zeitraum.
• Dein Anteil am Ergebnis, klar benannt.
• Spannen ("zwischen 20 und 30 %"), wenn die genaue Zahl vertraulich ist.

Wie viele Fallstudien brauchst du?

Mindestens eine pro Angebot, besser zwei. Eine Fallstudie zeigt, dass du es einmal geschafft hast; zwei zeigen eine Methode. Schreib die zweite nach deinem nächsten Mandat, solange die Zahlen noch frisch sind.

• Ordne jede Fallstudie einem Angebot zu.
• Ein Angebot ohne Fallstudie ist ein Versprechen; schließ diese Lücke zuerst.
• Sortiere Fallstudien aus, die älter als fünf Jahre sind, außer das Ergebnis ist außergewöhnlich.

Wie nutzt du Fallstudien in mehreren Pitches?

Schreib jede Fallstudie einmal vollständig und wähl für jeden Pitch daraus aus: die nächstliegende Branche, die gleiche Art von Mandat, ein Ergebnis mit Zahl. Wer Belege für jeden Kunden neu schreibt, riskiert abweichende Zahlen und vertrauliche Namen, die durchrutschen.

• Eine Quelle, viele Pitches.
• Wähl nach Ähnlichkeit zum Auftraggeber aus, nicht danach, wie eindrucksvoll das Logo ist.
• Halte die anonymisierte Beschreibung in jedem Pitch identisch.

Ein ausgearbeitetes Beispiel

Eine anonymisierte Fallstudie für ein Angebot als Fractional CFO.

Titel

Ein Board-Reporting, das das Team jetzt allein erstellt

Kunde

Ein Scale-up für Logistiksoftware, 120 Beschäftigte, von Series A zu Series B, 2023 bis 2024

Kontext

Der Umsatz hatte sich in einem Jahr verdoppelt; die Finanzabteilung bestand aus einer Buchhaltungskraft und der Tabelle des Gründerteams.

Problem

Der Monatsabschluss dauerte 18 Tage, und das Board sah die Zahlen sechs Wochen zu spät.

Was ich getan habe

Zwei Tage pro Woche über sechs Monate: Kontenplan neu aufgebaut, einen Abschlusskalender eingeführt, die Vorlage für das Board-Reporting geschrieben und die Buchhaltung darin geschult, es selbst zu erstellen.

Ergebnis

Der Monatsabschluss sank in vier Monaten von 18 auf 5 Tage, und das Team erstellt das Board-Reporting seitdem ohne mich.

Dieses Beispiel dient der Veranschaulichung und wurde für diesen Ratgeber geschrieben.