Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten ist: Sylvain Querné (im Namen von JobMentis) Via Veneto 11, 20068, Peschiera Borromeo (MI), Italien USt-IdNr.: 14107420961 Kontakt: support@jobmentis.com

2. Warum wir Daten erheben

Der Grundgedanke von JobMentis ist Transparenz und Datenminimierung. Wir erheben ausschließlich die Informationen, die unbedingt nötig sind, um dir personalisiertes, KI-gestütztes Karriere-Coaching, Lebenslauf-Optimierung und Bewerbungs-Tracking anzubieten. Du sollst jederzeit genau wissen, welche Informationen wir speichern und wie sie deiner beruflichen Entwicklung dienen.

3. Überblick über die erhobenen Daten

Damit es klar und lesbar bleibt, hier eine Übersicht darüber, welche Daten wir erheben, wozu und auf welcher Rechtsgrundlage:

• Konto und Identität: Name, E-Mail-Adresse und Profilbild, um dein Konto anzulegen und zu verwalten, eine sichere Anmeldung zu gewährleisten und dich über Neuerungen zu informieren. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung.
• Berufliches Profil und was du schreibst: Lebenslauf, Zielpositionen, Berufserfahrung, Kompetenzen und die Texte, die du in unseren Tools schreibst oder diktierst (Storys, Antworten, Notizen, Interviewübungen), um deine Bewerbungen zu analysieren und deine Unterlagen und dein Coaching vorzubereiten. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung. Abschnitt 4 erklärt, welche persönlichen Angaben diese Texte enthalten können.
• Anwendungsdaten (Jobsuche): gespeicherte Stellenanzeigen, geplante Gespräche und Aktivität in der App, um ein vollständiges Tracking-Dashboard und Coaching-Werkzeuge bereitzustellen. Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse.
• Technische und Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browsertyp, Geräteinformationen und Surfverhalten, um die Sicherheit der Website zu gewährleisten, die Nutzung mit Analysewerkzeugen auszuwerten und die Plattform zu verbessern. Rechtsgrundlage: Einwilligung und berechtigtes Interesse.
• Zahlungsdaten: Rechnungsdaten und Abo-Status, um Premium-Funktionen zu verwalten. Vollständige Kartendaten speichern wir nicht. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung.
• Importe deines Jobsuche-Systems: Wenn du importierst, was du anderswo aufgebaut hast (einen Export aus ChatGPT oder Claude, ein Dokument oder eine Arbeitsmappe, die dein Coach für dich vorbereitet), behalten wir nur die Einträge, die du auswählst, an denselben Stellen, als hättest du sie eingetippt, und nie dein aktuelles Gehalt. Der eingefügte Text und Dateien werden nicht gespeichert, und ein von deinem Coach vorbereiteter Import wartet auf deine Prüfung. Zu jedem Import speichern wir außerdem Statistiken, die nichts von deinen Inhalten enthalten (wie viele Einträge welcher Art, welche Felder ausgefüllt waren, Warnhinweise), nur über einen Einweg-Code mit dir verknüpft, damit sie mit deinem Konto gelöscht werden, und 12 Monate aufbewahrt. Rechtsgrundlage: Vertrag für den Import, berechtigtes Interesse für die Statistiken. Wenn du die Option zum Teilen auswählst, behalten wir außerdem deine Suchregeln, Präferenzen und Notizen, ohne jeden Namen, früheren Arbeitgeber, jede E-Mail und jeden Link, 12 Monate lang, um zu verstehen, wie Menschen ihre Suche organisieren. Rechtsgrundlage: deine Einwilligung, die du unter Konto > Jobsuche widerrufen kannst.
• Unterlagen über deine Arbeit (Nachweise): eine Leistungsbeurteilung, ein 360-Grad-Feedback, ein Projektbericht, eine Auszeichnung oder ein Kundenfeedback, das du einfügst oder hochlädst, damit wir dir anbieten können, das, was darin über deine Arbeit steht, in deinen beruflichen Werdegang zu übernehmen. Eine hochgeladene Datei wird gelöscht, sobald sie gelesen wurde. Bis du geprüft hast, was wir gefunden haben, speichern wir eine Kopie des Textes ohne E-Mail-Adressen, Links, Telefonnummern und Zeilen mit persönlichen Angaben: Sie wird gelöscht, sobald du mit der Prüfung fertig bist, spätestens aber nach 7 Tagen. Danach behalten wir nur die Punkte, die du behalten willst, und nicht geprüfte Punkte werden nach 30 Tagen gelöscht. Vergütung, Abwesenheiten, Gesundheit, Verbesserungspläne und die Leistung anderer Personen werden nie übernommen, und kein Punkt nennt eine andere Person. Rechtsgrundlage: deine Einwilligung, die beim ersten Verwenden der Funktion eingeholt und mit ihrer Version protokolliert wird.
• Verbundene Kalender und Kontakte: Wenn du Google oder Microsoft verbindest (unter Einstellungen > Integrationen, im Kalender oder beim Kontaktimport), lesen wir deinen Kalender und deine Kontakte, ohne sie je zu verändern, behalten nur Termine deiner Jobsuche (Titel, Uhrzeiten, Meeting-Link), oder alle Termine, wenn du dir alle anzeigen lässt, und die Kontakte, die du importierst, und speichern deine Zugriffstoken verschlüsselt. Das Trennen löscht alles Importierte. Rechtsgrundlage: Vertrag, auf deinen Wunsch.
• Einwilligungsdaten: Protokoll deiner Einwilligungsentscheidungen (Datenschutz, Nutzungsbedingungen, Marketing, die Erklärung zu persönlichen Angaben in Abschnitt 4 und die Erklärung zu Nachweisen) mit Zeitstempel und der akzeptierten Version. Rechtsgrundlage: Rechtliche Verpflichtung.

4. Persönliche Angaben, nach denen wir nie fragen

Manche personenbezogenen Daten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt: Gesundheit, Behinderung, Religion oder Weltanschauung, politische Meinungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, rassische oder ethnische Herkunft, sexuelle Orientierung und Sexualleben. Andere Angaben wie Alter, Schwangerschaft, Familienstand, Staatsangehörigkeit oder ein Foto stehen nicht auf dieser Liste, können aber bei Einstellungen zu Diskriminierung führen. JobMentis fragt nie nach einer dieser Angaben und bietet kein Feld dafür an. Sie können uns trotzdem in dem erreichen, was du schreibst: ein Lebenslauf mit einem Gewerkschaftsamt oder einer Kirchengemeinde, eine Story, die eine berufliche Pause erklärt, eine Antwort, die deine Gesundheit erwähnt.

• Was wir damit tun: Wir verarbeiten sie nur als Teil der Unterlage, der Antwort oder des Coachings, das du angefordert hast, und speichern sie zusammen damit. Bei der Registrierung und einmalig für bestehende Konten bitten wir dich zu bestätigen, dass du das verstanden hast. Rechtsgrundlage: deine ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), gespeichert mit der Version der Erklärung, die du gesehen hast.
• Was wir nie tun: Keine Funktion leitet ein geschütztes Merkmal ab, kennzeichnet, speichert oder bewertet es, und unsere Anweisungen verbieten der KI, es zu kommentieren, außer du fragst danach. Wir testen das: Lebensläufe, die sich nur durch eine solche Angabe unterscheiden, müssen dieselbe Bewertung und dieselben Tipps bekommen.
• Ein Check vor dem Versenden: Der Lebenslauf-Editor kann dir Angaben zeigen, nach denen Unternehmen nicht fragen dürfen, damit du entscheidest, ob du sie behältst. Der Check läuft in deinem Browser, und nichts, was er findet, wird gespeichert oder gesendet.
• Draußen aus dem, was unsere Tools teilen: Zeilen mit Geburtsdatum, Alter, Familienstand, Kindern und Staatsangehörigkeit werden aus der Profilzusammenfassung entfernt, die unsere KI-Funktionen untereinander teilen. Das Foto, das du in unserem Editor zu deinem Lebenslauf hinzufügst, wird nie an ein KI-Modell gesendet; ein Foto, das in einer hochgeladenen Lebenslauf-Datei abgedruckt ist, wird mit dem Rest der Datei gelesen.
• Wie lange, und wie du sie entfernst: Sie werden so lange gespeichert wie die Unterlage, die sie enthält. Lösche den Lebenslauf, die Story oder die Antwort oder dein ganzes Konto, und sie werden mitgelöscht. So widerrufst du auch diese Einwilligung; du kannst uns auch schreiben.

Wie wir KI einsetzen erklärt Funktion für Funktion, was unsere KI sieht und was sie nie sieht.

5. Auftragsverarbeiter und ihr Sitz

Für den Betrieb des Dienstes arbeitet JobMentis mit den folgenden Anbietern zusammen, die als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO tätig werden. Das Land in Klammern ist der Sitz des jeweiligen Anbieters; Abschnitt 8 behandelt Übermittlungen außerhalb der Europäischen Union.

• Vercel Inc. (USA), Hosting und Infrastruktur.
• Supabase, Inc. (USA, Datenbanken in der EU gehostet), verwaltete PostgreSQL-Datenbank.
• Google LLC (USA), Anmeldung (Firebase Authentication), Dokumentendatenbank (Firestore), Dateispeicher und KI-Textverarbeitung mit Gemini-Modellen auf Vertex AI in der Europäischen Union. Nach den Bedingungen von Google Cloud werden deine Anfragen und die Antworten des Modells nicht zum Training der Google-Modelle verwendet.
• Anthropic PBC (USA), Claude-Modelle, die nur genutzt werden, wenn die Gemini-Modelle nicht verfügbar sind. Nach den kommerziellen Bedingungen von Anthropic werden Eingaben und Ausgaben der API nicht zum Training seiner Modelle verwendet.
• OpenAI OpCo, LLC (USA), ein weiterer KI-Anbieter, auf den die Plattform ausweichen kann, wenn er konfiguriert ist. API-Daten werden standardmäßig nicht zum Training seiner Modelle verwendet.
• ElevenLabs, Inc. (USA), Sprachfunktionen: das First-CV-Interview, Probe-Interviews, Networking-Proben und das Diktieren von STAR-Storys. Der Dienst übernimmt Spracherkennung, die KI-Stimme und das Gespräch und speichert das Transkript jeder Sitzung.
• Stripe, Inc. (USA), sichere Zahlungsabwicklung und Abo-Verwaltung.
• Sendinblue SAS (Brevo) (Frankreich), Versand von Transaktions- und Marketing-E-Mails sowie Verwaltung von Kontaktlisten.
• Resend, Inc. (USA), Versand von Transaktions-E-Mails.
• PostHog, Inc. (USA, Daten in der EU gehostet), Produktanalyse und Sitzungsaufzeichnung für angemeldete Nutzer:innen. Formularfelder werden maskiert, und unser Datenschutz-Check für Lebensläufe ist von der Aufzeichnung ausgenommen.
• Inngest, Inc. (USA), Orchestrierung von Hintergrundaufgaben (Benachrichtigungen, geplante Wartung, KI-Verarbeitungswarteschlangen).
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Irland), Messung von Werbekampagnen und Aufbau von Zielgruppen über das Meta Pixel und die Conversions API. Wird ausschließlich nach Annahme der Cookies geladen, und personenbezogene Kennungen (E-Mail, Name) werden vor der Übermittlung mit SHA-256 gehasht. Pro Tenant aktivierbar.
• Die Tools deines Coaches: Wenn du mit einem Coach arbeitest, verarbeiten dessen Tools für Meetings, Termine und Umfragen (etwa Calendly, Grain, Granola, Fireflies, Fathom, SpeakApp oder Tally) deine Daten nach den Anweisungen deines Coaches, nicht nach unseren. Dein Coach entscheidet, welche davon genutzt werden.

6. Google-Nutzerdaten und eingeschränkte Verwendung

JobMentis erlaubt dir die Anmeldung mit Google und erlaubt Coaches, ihren Google Calendar zu verbinden. Wenn du diese Funktionen nutzt, greifen wir auf einen begrenzten Satz von Daten aus den Google-APIs zu ("Google-Nutzerdaten"):

• Anmeldung mit Google (Google OAuth über Firebase Authentication): Name, E-Mail-Adresse und Profilbild, ausschließlich zum Anlegen, Absichern und Authentifizieren deines Kontos.
• Google Calendar (nur Lesezugriff, Scope calendar.readonly): Wenn ein Coach seinen Google Calendar verbindet, lesen wir die Termine des Hauptkalenders in einem gleitenden Zeitfenster von 7 Tagen (heute und die sechs folgenden Tage). Zu jedem Termin lesen wir den Titel, Start- und Endzeit, die Teilnehmerliste (E-Mail-Adressen und Anzahl der Teilnehmenden) sowie den Google-Calendar-Link des Termins. Die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden werden mit der eigenen aktiven Klientenliste dieses Coachs abgeglichen, einzig um zu kennzeichnen, welche anstehende Sitzung zu welchem Klienten gehört. Der Kalender wird nur dem Coach angezeigt, dessen eigenes Konto verbunden ist. Wir schreiben, ändern oder löschen niemals Kalendereinträge.
• Speicherung der Google-Calendar-Daten: Kalendertermine werden bei jedem Laden des Coach-Dashboards frisch von Google abgerufen und niemals in unseren Datenbanken, Logs oder Backups gespeichert. Das einzige Google-Calendar-Datum, das wir aufbewahren, ist das OAuth-Refresh-Token, verschlüsselt gespeichert, das ein Coach jederzeit widerrufen kann, indem er die Integration in JobMentis trennt oder den Zugriff in den Berechtigungen seines Google-Kontos entfernt.
• Dein Google Kalender (nur Lesezugriff, Scope calendar.events.readonly): Wenn du deinen Kalender verbindest (unter Einstellungen > Integrationen oder im Kalender), lesen wir die Termine deines Hauptkalenders von vor 30 Tagen bis in 60 Tagen. Solange du dir nicht alle Termine anzeigen lässt, behalten wir nur Termine, die mit deiner Jobsuche zu tun haben: solche mit jemandem aus deinem Netzwerk oder deinem Coach unter den Teilnehmenden oder mit einem Stichwort zu Gesprächen oder Networking im Titel oder Ort. Für diese speichern wir den Titel, die Uhrzeiten, den Meeting-Link und zu welchen deiner Kontakte oder Bewerbungen sie passen. Die Beschreibung eines Termins und die E-Mail-Adressen anderer Teilnehmender speichern wir nie, und alle anderen Termine werden verworfen, ohne gespeichert zu werden. Lässt du dir alle Termine anzeigen, speichern wir stattdessen Titel, Uhrzeiten und Meeting-Link jedes Termins in diesem Zeitraum und löschen die nicht zur Jobsuche gehörenden, sobald du zurückwechselst. Das Trennen löscht alles Importierte und widerruft unseren Zugriff bei Google.
• Deine Google Kontakte (nur Lesezugriff, Scope contacts.readonly): Wenn du Kontakte einschaltest, lesen wir deine Kontakte nur, während du Personen für den Import auswählst, und speichern nur die Personen, die du ankreuzt, als Kontakte in deinem Netzwerk-Tracker.
• Wie wir sie verwenden: Google-Nutzerdaten werden ausschließlich verwendet, um diese nutzerseitigen Funktionen bereitzustellen und zu verbessern. Wir verwenden sie nicht für Werbung, wir verkaufen sie nicht, wir geben sie nicht an Datenhändler oder Informationsweiterverkäufer weiter und wir nutzen sie nicht zur Bonitätsbewertung. Google-Nutzerdaten werden niemals zum Training von KI-Modellen verwendet. Google-Calendar-Daten werden überhaupt nicht an unsere KI-Anbieter übermittelt: Sie werden von Google gelesen, dem Coach angezeigt und dann verworfen.
• Menschlicher Zugriff: Keine bei JobMentis angestellte oder beauftragte Person liest deine Google-Nutzerdaten. Der Zugriff bleibt auf die automatisierten Prozesse beschränkt, die die von dir aktivierte Funktion betreiben, außer wenn du uns ausdrücklich darum bittest (etwa um ein von dir gemeldetes Problem zu untersuchen), wenn es aus Sicherheitsgründen wie der Aufklärung von Missbrauch nötig ist, oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
• Mit wem wir sie teilen: Wir teilen, übertragen oder offenbaren deine Google-Nutzerdaten nicht an Dritte, außer: (a) an die Infrastruktur-Unterauftragsverarbeiter, die unsere Plattform hosten (Google Cloud / Firebase), ausschließlich zum Betrieb der von dir angeforderten Funktion, (b) wenn du die Weitergabe ausdrücklich anweist oder einwilligst, (c) wenn geltendes Recht oder ein gültiges behördliches Ersuchen es verlangt, oder (d) im Rahmen einer Fusion, Übernahme oder eines Verkaufs von Vermögenswerten, wobei diese Datenschutzerklärung weiterhin maßgeblich bleibt.

Die Verwendung und Übertragung von Informationen, die über Google-APIs empfangen wurden, an andere Anwendungen erfolgt im Einklang mit der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Verwendung (Limited Use).

7. Werbe- und Conversion-Tracking

Auf Tenants, die es aktiviert haben, lädt JobMentis das Meta Pixel (Facebook Pixel) und sendet Server-zu-Server-Ereignisse über die Conversions API von Meta, um die Leistung von Werbekampagnen zu messen und Retargeting-Zielgruppen aufzubauen.

• Was gesendet wird: Seitenaufruf-Ereignisse (welche Seiten du besuchst) sowie Conversion-Ereignisse für Registrierung (CompleteRegistration), Kauf (Purchase) und Formularabschluss (Lead). Conversion-Ereignisse enthalten deine E-Mail-Adresse und, sofern verfügbar, Name und IP/User-Agent, ausschließlich SHA-256-gehasht und niemals im Klartext.
• Wann es geladen wird: erst nachdem du das Cookie-Banner akzeptiert hast. Lehnst du ab, werden weder das Pixel noch die Conversions API ausgelöst.
• Speicherdauer: Meta speichert Werbeereignisdaten gemäß den eigenen Richtlinien bis zu 180 Tage. Die Übermittlung endet sofort, wenn der Tenant das Meta-Tracking in den Administrationseinstellungen deaktiviert.
• Widerspruch: Du kannst die Cookie-Einwilligung jederzeit über das Banner widerrufen. Zusätzliche Einstellungen findest du in den Werbeeinstellungen von Meta, und über das Datenschutzportal von Meta kannst du dort die Löschung deiner Daten verlangen.

8. Internationale Datenübermittlungen

Einige unserer Anbieter sitzen in den Vereinigten Staaten oder in anderen Regionen außerhalb der EU. Übermittlungen in diese Länder erfolgen auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (DPF) oder mithilfe der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (SCC), um ein angemessenes Schutzniveau für deine personenbezogenen Daten sicherzustellen. Die KI-Textverarbeitung läuft auf der Infrastruktur von Google in der Europäischen Union; die Ausweich-Anbieter und der Sprachanbieter haben ihren Sitz in den USA.

9. Automatisierte Entscheidungen und KI

Unsere Plattform nutzt künstliche Intelligenz, um Lebensläufe zu analysieren, Unterlagen zu entwerfen und Vorstellungsgespräche zu üben. Das sind Werkzeuge, die dich bei deinen Entscheidungen unterstützen. Hier entscheidet nichts über dich: Kein Unternehmen erhält von uns eine Bewertung, und jede Unterlage kannst du bearbeiten, bevor sie irgendwohin geht. Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Unsere KI ist angewiesen, deine Gesundheit, eine Behinderung, deine Religion, politische Meinungen, eine Gewerkschaftszugehörigkeit, deine ethnische Herkunft, sexuelle Orientierung, dein Alter, eine Schwangerschaft, deinen Familienstand oder deine Staatsangehörigkeit nie abzuleiten oder zu berücksichtigen. Sprach- und Chat-Assistenten sagen zu Beginn jedes Gesprächs, dass sie eine KI sind, und mit KI erstellte PDF- und Word-Dateien tragen in ihren Metadaten die unsichtbare Kennzeichnung "AI-assisted".

Wie wir KI einsetzen nennt die Modelle, die wir nutzen, wo sie laufen und was jede Funktion an sie sendet.

10. Datensicherheit

Wir setzen strenge technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz deiner Daten ein, darunter: SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Daten während der Übertragung, Row-Level-Security-Richtlinien (RLS) in PostgreSQL zur Trennung der Daten verschiedener Tenants sowie regelmäßige Sicherheitsaudits unserer Infrastruktur. Alle Einwilligungsereignisse werden mit der jeweils akzeptierten Version der Erklärung protokolliert, sodass eine lückenlose Nachweiskette entsteht.

11. Die JobMentis Browser-Erweiterung

JobMentis bietet eine Erweiterung für den Browser Chrome an. Sie arbeitet in einer Seitenleiste neben der Seite, die du gerade liest, und liest immer nur die Seite, die du geöffnet hast. Dieser Abschnitt beschreibt, was sie liest, was sie an uns sendet und was in deinem Browser bleibt.

12. Das Coach-Verzeichnis

JobMentis veröffentlicht unter jobmentis.com/coaches/directory ein öffentliches Verzeichnis von Karriere-Coaches. Die meisten Einträge darin beginnen als beruflicher Eintrag, den wir zusammengestellt haben, und nicht als Konto, das jemand eröffnet hat. Dieser Abschnitt erklärt daher, wie das funktioniert. Er betrifft die im Verzeichnis geführten Coaches und beschreibt nicht, wie wir die Daten von Menschen verarbeiten, die die Plattform zur Jobsuche nutzen.

13. Deine Rechte

Nach der DSGVO hast du das Recht auf:

• Auskunft: auf deine Daten zuzugreifen und eine Kopie zu erhalten.
• Berichtigung: unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren zu lassen.
• Löschung: deine Daten löschen zu lassen (das "Recht auf Vergessenwerden"). Wir betreiben einen automatisierten, manifestgesteuerten Löschdienst, der deine Daten auf Anfrage aus allen Systemen entfernt, aus Datenbanken, Dateispeicher und externen Diensten.
• Einschränkung oder Widerspruch: die Verarbeitung deiner Daten einschränken zu lassen oder ihr zu widersprechen.
• Datenübertragbarkeit: deine Daten in einem strukturierten, gängigen Format zu erhalten.
• Widerruf der Einwilligung: deine Einwilligung jederzeit in den Kontoeinstellungen zu widerrufen oder, für die persönlichen Angaben aus Abschnitt 4, die Inhalte zu löschen, die sie enthalten.

Um diese Rechte auszuüben oder Fragen zum Datenschutz zu stellen, schreib uns an support@jobmentis.com. Du hast außerdem das Recht, dich bei der italienischen Datenschutzbehörde (Garante per la protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it) oder bei der für deinen Wohnsitz zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren, in Deutschland bei der jeweiligen Landesdatenschutzbehörde (Übersicht unter www.bfdi.bund.de).