Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est : Sylvain Querné (pour le compte de JobMentis) Via Veneto 11, 20068, Peschiera Borromeo (MI), Italie N° de TVA : 14107420961 Contact : support@jobmentis.com

2. Pourquoi nous collectons des données

La philosophie de JobMentis repose sur la transparence et la minimisation des données. Nous collectons uniquement les informations strictement nécessaires pour vous fournir des services personnalisés de coaching de carrière basés sur l'intelligence artificielle, d'optimisation de CV et de suivi des candidatures. Nous pensons que vous devez toujours savoir exactement quelles informations nous conservons et comment elles sont utilisées pour soutenir votre évolution professionnelle.

3. Récapitulatif des données collectées

Pour garantir clarté et lisibilité, voici un récapitulatif des données que nous collectons, les finalités de la collecte et la base juridique du traitement :

• Compte et identité : nom, adresse e-mail, photo de profil, pour créer et gérer votre compte, assurer une connexion sécurisée et communiquer des mises à jour. Base juridique : Exécution du contrat.
• Profil professionnel et ce que vous écrivez : CV, postes visés, expérience professionnelle, compétences, ainsi que les textes que vous rédigez ou dictez dans nos outils (histoires, réponses, notes, entraînements aux entretiens), pour analyser vos candidatures et préparer vos documents et votre coaching. Base juridique : Exécution du contrat. La section 4 précise les informations personnelles que ces textes peuvent contenir.
• Données applicatives (emploi) : offres enregistrées, entretiens planifiés, activité dans l'application, pour fournir un tableau de bord complet de suivi et des outils de coaching. Base juridique : Intérêt légitime.
• Données techniques et d'utilisation : adresse IP, type de navigateur, informations sur l'appareil, habitudes de navigation, pour garantir la sécurité du site, analyser l'utilisation via des outils d'analyse et améliorer la plateforme. Base juridique : Consentement et intérêt légitime.
• Données de paiement : coordonnées de facturation, statut de l'abonnement, pour gérer les fonctionnalités premium. Nous ne conservons pas les données complètes de la carte bancaire. Base juridique : Exécution du contrat.
• Imports de ton système de recherche d'emploi : quand tu importes ce que tu as construit ailleurs (un export de ChatGPT ou de Claude, un document, ou un classeur que ton coach prépare pour toi), nous ne gardons que les éléments que tu coches, aux mêmes endroits que si tu les avais saisis, et jamais ton salaire actuel. Le texte collé et les fichiers ne sont pas conservés, et un import préparé par ton coach attend ta vérification. Pour chaque import, nous enregistrons aussi des statistiques qui ne contiennent aucun de tes contenus (combien d'éléments de chaque type, quels champs étaient remplis, les codes d'avertissement), reliées à toi uniquement par un code à sens unique pour être supprimées avec ton compte, et conservées 12 mois. Base légale : Contrat pour l'import, Intérêt légitime pour les statistiques. Si tu coches l'option de partage, nous gardons aussi tes règles de recherche, préférences et notes, après suppression de chaque nom, ancien employeur, e-mail et lien, pendant 12 mois, pour comprendre comment les gens mènent leur recherche. Base légale : ton consentement, que tu peux retirer dans Compte > Recherche d'emploi.
• Documents sur votre travail (Preuves) : un entretien annuel, un feedback à 360°, un rapport de projet, une distinction ou un témoignage client que vous choisissez de coller ou d'importer, afin de vous proposer de conserver dans votre parcours ce qu'il dit de votre travail. Un fichier importé est supprimé dès qu'il a été lu. Tant que vous n'avez pas passé en revue ce que nous y avons trouvé, nous conservons une copie de son texte, sans adresses e-mail, liens, numéros de téléphone ni lignes d'informations personnelles : elle est supprimée dès la fin de votre revue, et au plus tard après 7 jours. Ensuite, nous ne conservons que les éléments que vous avez choisi de garder, et ceux que vous n'avez pas passés en revue sont supprimés après 30 jours. La rémunération, les congés, la santé, les plans d'amélioration et les performances d'autres personnes n'en sont jamais tirés, et aucun élément ne nomme une autre personne. Base juridique : votre consentement, demandé la première fois que vous utilisez cette fonction et enregistré avec sa version.
• Données de consentement : enregistrement de vos choix de consentement (confidentialité, conditions, marketing, déclaration sur les informations personnelles de la section 4 et déclaration Preuves) avec horodatage et version acceptée. Base juridique : Obligation légale.

4. Les informations personnelles que nous ne demandons jamais

Certaines données personnelles bénéficient d'une protection particulière au titre de l'article 9 du RGPD : la santé, le handicap, la religion ou les convictions, les opinions politiques, l'appartenance syndicale, l'origine raciale ou ethnique, l'orientation sexuelle et la vie sexuelle. D'autres informations, comme l'âge, la grossesse, la situation familiale, la nationalité ou une photographie, ne figurent pas dans cette liste mais peuvent conduire à des discriminations à l'embauche. JobMentis ne demande jamais aucune de ces informations et ne propose aucun champ pour les saisir. Elles peuvent pourtant nous parvenir dans ce que vous écrivez : un CV qui mentionne un mandat syndical ou une paroisse, une histoire qui explique une pause de carrière, une réponse qui évoque votre santé.

• Ce que nous en faisons : nous les traitons uniquement dans le cadre du document, de la réponse ou du coaching que vous avez demandé, et nous les conservons avec lui. À l'inscription, et une fois pour les comptes existants, nous vous demandons de confirmer que vous avez compris ce fonctionnement. Base juridique : votre consentement explicite (article 9, paragraphe 2, point a) du RGPD), enregistré avec la version de la déclaration que vous avez vue.
• Ce que nous ne faisons jamais : aucune fonctionnalité ne déduit, n'étiquette, ne stocke ni ne note une caractéristique protégée, et nos instructions interdisent à l'IA de la commenter, sauf si vous le demandez. Nous le testons : des CV qui ne diffèrent que par une telle information doivent obtenir la même note et les mêmes conseils.
• Une vérification avant l'envoi : l'éditeur de CV peut signaler les informations qu'un employeur n'a pas le droit de demander, pour que vous décidiez de les garder ou non. Cette vérification s'exécute dans votre navigateur, et rien de ce qu'elle trouve n'est enregistré ni envoyé.
• Tenues à l'écart de ce que nos outils partagent : les lignes indiquant la date de naissance, l'âge, la situation familiale, les enfants ou la nationalité sont retirées du résumé de profil que nos fonctionnalités d'IA partagent entre elles. La photo que vous ajoutez à votre CV dans notre éditeur n'est jamais envoyée à un modèle d'IA ; une photo imprimée dans un fichier de CV que vous importez est lue avec le reste du fichier.
• Durée de conservation et suppression : elles sont conservées aussi longtemps que le document qui les contient. Supprimez le CV, l'histoire ou la réponse, ou votre compte, et elles sont supprimées avec. C'est aussi ainsi que vous retirez ce consentement ; vous pouvez également nous écrire.

Comment nous utilisons l'IA détaille, fonctionnalité par fonctionnalité, ce que notre IA voit et ce qu'elle ne voit jamais.

5. Sous-traitants et pays d'établissement

Pour faire fonctionner le service, JobMentis fait appel aux prestataires suivants, désignés comme sous-traitants au sens de l'article 28 du RGPD. Le pays indiqué entre parenthèses est celui où chaque prestataire est établi ; la section 8 traite des transferts hors de l'Union européenne.

• Vercel Inc. (États-Unis), hébergement et infrastructure.
• Supabase, Inc. (États-Unis, bases de données hébergées dans l'UE), base de données PostgreSQL gérée.
• Google LLC (États-Unis), connexion (Firebase Authentication), base de données documentaire (Firestore), stockage de fichiers et traitement du texte par IA avec les modèles Gemini sur Vertex AI dans l'Union européenne. Selon les conditions de Google Cloud, vos requêtes et les réponses du modèle ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles de Google.
• Anthropic PBC (États-Unis), modèles Claude, utilisés uniquement lorsque les modèles Gemini ne sont pas disponibles. Selon les conditions commerciales d'Anthropic, les entrées et sorties de l'API ne sont pas utilisées pour entraîner ses modèles.
• OpenAI OpCo, LLC (États-Unis), fournisseur d'IA supplémentaire vers lequel la plateforme peut basculer lorsqu'il est configuré. Par défaut, les données de l'API ne sont pas utilisées pour entraîner ses modèles.
• ElevenLabs, Inc. (États-Unis), fonctionnalités vocales : l'entretien First CV, les simulations d'entretien, la répétition de rendez-vous réseau et la dictée des histoires STAR. Il assure la reconnaissance vocale, la voix de l'IA et la conversation, et conserve la transcription de chaque session.
• Stripe, Inc. (États-Unis), traitement sécurisé des paiements et gestion des abonnements.
• Sendinblue SAS (Brevo) (France), envoi d'e-mails transactionnels et marketing, gestion des listes de contacts.
• Resend, Inc. (États-Unis), envoi d'e-mails transactionnels.
• PostHog, Inc. (États-Unis, données hébergées dans l'UE), analyse produit et enregistrement des sessions des utilisateurs connectés. Les champs de formulaire sont masqués, et notre vérification de confidentialité des CV est exclue de l'enregistrement.
• Inngest, Inc. (États-Unis), orchestration de tâches en arrière-plan (notifications, maintenance planifiée, files de traitement IA).
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Irlande), mesure des campagnes publicitaires et création d'audiences via le Meta Pixel et la Conversions API. Chargés uniquement après l'acceptation des cookies ; les identifiants personnels (e-mail, nom) sont hachés en SHA-256 avant leur transmission. Activable pour chaque tenant.
• Les outils de votre coach : si vous travaillez avec un coach, ses outils de réunion, de planification et d'enquête (comme Calendly, Grain, Granola, Fireflies, Fathom ou Tally) traitent vos données selon ses instructions, et non les nôtres. C'est votre coach qui choisit lesquels utiliser.

6. Données utilisateur Google et utilisation limitée

JobMentis vous permet de vous connecter avec Google et permet aux coachs de connecter leur Google Calendar. Lorsque vous utilisez ces fonctionnalités, nous accédons à un ensemble limité de données provenant des API Google (« données utilisateur Google ») :

• Connexion avec Google (OAuth Google via Firebase Authentication) : nom, adresse e-mail et photo de profil, utilisés exclusivement pour créer, sécuriser et authentifier votre compte.
• Google Calendar (lecture seule, portée calendar.readonly) : lorsqu'un coach connecte son Google Calendar, nous lisons les événements de son agenda principal sur une fenêtre glissante de 7 jours (aujourd'hui et les six jours suivants). Pour chaque événement, nous lisons le titre, les heures de début et de fin, la liste des participants (adresses e-mail et nombre de participants) ainsi que le lien vers l'événement dans Google Calendar. Les adresses e-mail des participants sont comparées à la liste des clients actifs de ce coach dans le seul but d'indiquer à quel client correspond chaque séance à venir. L'agenda n'est visible que par le coach dont le compte est connecté. Nous n'écrivons, ne modifions ni ne supprimons jamais d'entrées du calendrier.
• Conservation des données Google Calendar : les événements de l'agenda sont récupérés auprès de Google à chaque chargement du tableau de bord du coach et ne sont jamais stockés dans nos bases de données, journaux ou sauvegardes. La seule donnée Google Calendar que nous conservons est le jeton de rafraîchissement OAuth, chiffré au repos, que le coach peut révoquer à tout moment en déconnectant l'intégration dans JobMentis ou en retirant l'accès depuis les autorisations de son compte Google.
• Comment nous les utilisons : les données utilisateur Google sont utilisées uniquement pour fournir et améliorer ces fonctionnalités destinées à l'utilisateur. Nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires, nous ne les vendons pas, nous ne les transmettons pas à des courtiers en données ou revendeurs d'informations et nous ne les utilisons pas pour évaluer la solvabilité. Aucune donnée utilisateur Google n'est jamais utilisée pour entraîner des modèles d'IA. Les données Google Calendar ne sont jamais transmises à nos fournisseurs d'IA : elles sont lues depuis Google, affichées au coach, puis écartées.
• Accès humain : aucun employé ni prestataire de JobMentis ne lit vos données utilisateur Google. L'accès est limité aux traitements automatisés qui font fonctionner la fonctionnalité que vous avez activée, sauf à votre demande explicite (par exemple pour résoudre un problème que vous nous avez signalé), lorsque cela est nécessaire pour des raisons de sécurité comme l'analyse d'abus, ou lorsque la loi nous l'impose.
• Avec qui nous les partageons : nous ne partageons, ne transférons ni ne divulguons vos données utilisateur Google à des tiers, sauf : (a) vers les sous-traitants qui hébergent notre infrastructure (Google Cloud / Firebase), exclusivement pour faire fonctionner la fonctionnalité demandée ; (b) lorsque vous nous y autorisez ou y consentez explicitement ; (c) lorsque la loi ou une demande légitime des autorités l'exige ; ou (d) dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou d'une cession d'actifs, auquel cas la présente Politique de confidentialité continue de s'appliquer.

L'utilisation et le transfert, vers toute autre application, des informations reçues des API Google seront conformes à la Google API Services User Data Policy, y compris aux exigences d'utilisation limitée (Limited Use).

7. Suivi publicitaire et conversions

Sur les tenants qui l'ont activé, JobMentis charge le Meta Pixel (Facebook Pixel) et envoie des événements serveur à serveur via la Conversions API de Meta pour mesurer les campagnes publicitaires et constituer des audiences de reciblage.

• Ce qui est envoyé : événements de vue de page (les pages que vous visitez) et événements de conversion pour l'inscription (CompleteRegistration), l'achat (Purchase) et la soumission de formulaire (Lead). Les événements de conversion incluent l'e-mail, le nom et l'IP/agent utilisateur uniquement sous forme chiffrée SHA-256, jamais en clair.
• Quand il se déclenche : uniquement après l'acceptation de la bannière de cookies. Si vous refusez, ni le pixel ni la Conversions API ne sont activés.
• Conservation : Meta conserve les données publicitaires jusqu'à 180 jours conformément à ses propres règles. La transmission cesse immédiatement si le tenant désactive le suivi Meta depuis les paramètres d'administration.
• Opposition : vous pouvez retirer votre consentement aux cookies à tout moment via la bannière ; vous pouvez également gérer des contrôles supplémentaires dans les Paramètres publicitaires de Meta ou demander à Meta la suppression de vos données via son portail de confidentialité.

8. Transferts internationaux

Certains de nos prestataires sont situés aux États-Unis ou dans d'autres régions hors UE. Les transferts de données vers ces pays sont effectués dans le respect du cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-U.S. Data Privacy Framework, DPF) ou au moyen de Clauses contractuelles types (CCT) approuvées par la Commission européenne, afin de garantir un niveau de protection adéquat à vos données personnelles. Le traitement du texte par IA s'effectue sur l'infrastructure de Google dans l'Union européenne ; les fournisseurs de secours et le fournisseur vocal sont établis aux États-Unis.

9. Décision automatisée et IA

Notre plateforme utilise l'intelligence artificielle pour analyser les CV, rédiger des documents et vous entraîner aux entretiens. Ce sont des outils d'aide à la décision pour vous. Rien ici ne décide à votre place : aucun employeur ne reçoit de note de notre part, et chaque document reste modifiable par vous avant d'être envoyé. Nous ne procédons à aucune décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative (article 22 du RGPD). Notre IA a pour instruction de ne jamais déduire ni prendre en compte votre santé, un handicap, votre religion, vos opinions politiques, votre appartenance syndicale, votre origine ethnique, votre orientation sexuelle, votre âge, une grossesse, votre situation familiale ou votre nationalité. Les assistants vocaux et de chat indiquent qu'ils sont des IA au début de chaque conversation, et les fichiers PDF et Word créés avec l'IA portent une mention invisible « AI-assisted » dans leurs métadonnées.

Comment nous utilisons l'IA présente les modèles que nous utilisons, où ils fonctionnent et ce que chaque fonctionnalité leur transmet.

10. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles rigoureuses pour protéger vos données, notamment : le chiffrement SSL/TLS pour toutes les données en transit, des politiques de Row-Level Security (RLS) sur PostgreSQL pour garantir l'isolation des données entre tenants, et des audits de sécurité réguliers de notre infrastructure. Tous les événements de consentement sont enregistrés avec la version précise de la politique acceptée, garantissant une piste d'audit complète.

11. L'annuaire des coachs

JobMentis publie un annuaire public de coachs de carrière sur jobmentis.com/coaches/directory. La plupart des fiches y démarrent comme une fiche professionnelle que nous avons constituée, et non comme un compte ouvert par quelqu'un : cette section explique donc comment cela fonctionne. Elle concerne les coachs référencés dans l'annuaire, elle ne décrit pas le traitement des données des personnes qui utilisent la plateforme pour chercher un emploi.

12. Vos droits

En vertu du RGPD, vous avez le droit de :

• Accès : accéder à vos données et en recevoir une copie.
• Rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Effacement : effacer vos données (« droit à l'oubli »). Nous disposons d'un service de suppression automatisé et piloté par un manifeste qui supprime vos données de tous les systèmes, bases de données, stockage de fichiers et services externes, sur demande.
• Limitation ou opposition : limiter le traitement de vos données ou vous y opposer.
• Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé.
• Retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment depuis les paramètres de votre compte ou, pour les informations personnelles de la section 4, en supprimant les contenus qui les contiennent.

Pour exercer vos droits ou pour toute question concernant votre vie privée, contactez-nous à l'adresse support@jobmentis.com. Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité italienne de protection des données (Garante per la protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it) ou de l'autorité de contrôle de votre pays de résidence (en France, la CNIL, www.cnil.fr).